Szövegtípusok a hivatalos ügyintézésben (kérvény, pályázat, hivatalos levél stb.) – NYELVTANTÉTEL

A hivatalos szövegtípusok felépítése

Hozzászólás

• problémafelvetés (mihez és miért szólok hozzá)
• a vélemény megfogalmazása (mit gondolok az adott témáról)
• a vélemény bizonyítása többféle érvvel
• összegzés (ebben megismétlem röviden a véleményemet)
• hatásos lezárás

Vitaindító

• kapcsolatteremtés a hallgatókkal/olvasókkal (a vitaindító jellemzően nem írásos műfaj, hiszen nehéz úgy vitázni, hogy a visszajelzés nem azonnali; viszont a csetelők, facebookozók stb. írásban vitáznak, tehát olvasóknak szól a probléma felvetése )
• problémafelvetés
• a probléma részletezése
• kérdés(ek)  megfogalmazása, véleménynyilvánításra buzdítás

(..és ezek után kialakul egy vita, amiben mindenki igyekszik érvekkel alátámasztani a véleményét)

Munkahelyi beszámoló

• a feladat(ok) megnevezése
• beszámoló az elvégzett munkáról
• az eredmény(ek) bizonyítása, kifejtés, részletezés 

Kérvény

• fejléc (a bal felső sarokba)
• megszólítás (középre); az angol gyakorlatnak megfelelően terjed a bal oldalra írt, vesszővel ellátott megszólítás, magyarul azonban középre írjuk a megszólítást felkiáltójellel)
• a levél tárgyának megnevezése (ez el is maradhat)
• a kérés megfogalmazása
• a kérés indoklása
• a kérés rövid megismétlése
• elköszönés
• keltezés, aláírás
• a mellékletek felsorolása (pl. ha valamilyen irat fénymásolatát vagy beszkennelt változatát kell mellékelni a kérvényhez)

E-mailben ugyanígy kell eljárni, csak a tárgy nem a „szövegbe”, hanem az e-mail tárgy mezőjébe kerül. 

Panaszlevél

A panaszlevél felépítése megegyezik a kérvényével, csak ebben a kérésen kívül még egy panasz is helyet kap.

• fejléc
• megszólítás
• (a levél tárgyának megnevezése)
• a panasz tárgyának tényszerű, pontos ismertetése
• az intézkedés kérése
• elköszönés
• keltezés, aláírás
• a mellékletek felsorolása

Motivációs levél

A motivációs levél vagy kísérőlevél álláspályázatoknál fontos, az önéletrajz mellé szokták csatolni a jelentkezők. Főbb céljai: kiderüljön, hogy a pályázó miért szeretné az adott munkát, és miért ő a legalkalmasabb, miért válasszák őt.

• fejléc
• megszólítás
• hivatkozás a pályázati felhívásra (pl. hol olvastam)
• a cél megfogalmazása (miért jelentkezem, mit szeretnék)
• a jelentkezés indoklása (miért engem válasszanak)
• az alkalmasság bizonyítása (pl. milyen képzettséggel rendelkezem)
• kapcsolatépítés (hogyan vagyok elérhető, várom a választ)
• elköszönés
• keltezés, aláírás

Példák itt.

A hagyományos önéletrajz (teljes mondatokban fogalmazzuk meg)

• önéletrajz (mint cím; bár most már sok példa van arra, hogy az önéletrajz címe nem az, hogy önéletrajz, hanem az illető neve, alcímként esetleg feltüntetve az elérhetőségek vagy a szakma elnevezése; pl. Édes Anna cukrász)
• személyi adatok (a név, ha még nem volt;  születési idő, hely stb.)
• az elvégzett iskolák adatai (neve, hol van)
• az elért szakképzettségek (ideje is)
• eddigi munkahelyek, beosztások (idejük is)
• eredmények, kitüntetések
• nyelvismeret
• számítástechnikai ismeretek
• szabadidős tevékenységek
• egyéb társadalmi tevékenységek
• a cél kiemelése, azaz miért jelentkezem, miért engem válasszanak (ez mehet az elejére is, illetve az elejére úgy, hogy a végén tömörebben megismételjük)
• keltezés, aláírás, elérhetőség

Hagyományos (folyó szöveges) önéletrajzot már szinte egyáltalán nem szoktak kérni vagy küldeni, de a modernebb, felsorolós cévéknél gyakori, hogy egy-egy vázlatpontot az önéletrajz írója néhány egész mondatban kifejt, részletez.

Bármilyen típusú is egy önéletrajz, nagyon fontos a helyesírás és az áttekinthetőség (kiemelések, rendszerezett adatok stb.) Kerüljük a közhelyeket, az általánosságokat, és próbáljunk meg egyediek lenni!

(curriculum vitae = önéletrajz)

  

 

A modern, amerikai típusú önéletrajz (vázlatpontszerűen)

• az önéletrajzíró adatai (ami kihagyhatatlan: név, elérhetőség)
• cél (ez gyakran a motivációs levélbe kerül)
  
• iskolák
• munkahelyek
• érdeklődés
• eredmények
• nyelvismeret
• számítástechnikai ismeretek
• szabadidős tevékenység, társadalmi tevékenység
• a keltezés és az aláírás már nem jellemző

Példák önéletrajzra itt, illetve jó ötletek a kreatív megvalósításra itt és itt.

Olvasói levél

• fejléc
• megszólítás
• problémafelvetés
• a téma részletezése
• javaslat a megoldásra
• elköszönés
• keltezés, aláírás

Példa itt. 

Ismertetés

Az ismertetés formája nem annyira kötött, mint a fenti szövegeké, az alábbiak inkább kiindulópontként szolgálnak.

• bemutatás: tények, adatok egy műről, filmről, egy film készítőiről, szereplőiről, egy történetről, egy épületről stb.
• értékelés: a vélemény megfogalmazása és bizonyítása idézetekkel, példákkal, erősségek, gyengeségek
• ajánlás: kiknek és miért ajánljuk